Do primeiro contato ao engajamento: guia da jornada voluntária 🚀

A área de Gestão de Recursos Humanos do Voluntariado é responsável por cuidar de toda a jornada das pessoas voluntárias dentro da ONG — desde o primeiro contato até o desenvolvimento e reconhecimento.

Um bom processo ajuda a manter o engajamento, reduzir desistências e fortalecer a cultura da organização.

1️⃣ Crie processos bem definidos

Monte um fluxo claro:

• Da primeira mensagem até a integração na equipe;
• Defina em quanto tempo você fará o primeiro contato e a conversa inicial;
• Use mensagens padronizadas, mas sempre com um toque humano.
  
   

📱 Dica prática: envie uma mensagem no WhatsApp com o nome da ONG e da vaga, explicando que se trata de um processo seletivo voluntário.
Inclua o link do formulário e, se possível, peça o LinkedIn da pessoa para conhecer melhor seu perfil.

2️⃣ Realize entrevistas acolhedoras e registradas

Agende um bate-papo por vídeo, com base em um formulário padronizado.
Durante a conversa, registre respostas sobre:

• Conhecimento na área;
• Motivação para o voluntariado;

• Disponibilidade de tempo.

💡 Assim, você garante um processo mais justo e organizado.

3️⃣ Dê retorno a todas as pessoas candidatas

Seja positivo ou negativo, o retorno é essencial!
Explique com cuidado se o motivo for falta de compatibilidade com a cultura organizacional ou conhecimento técnico.
Isso mostra respeito e mantém a boa imagem da ONG.

4️⃣ Faça uma Integração de boas-vindas

Depois da aprovação, realize um acolhimento completo:

• Apresentação da ONG e da causa;
• Escopo da área e principais atividades;
• Regras de convivência e canais de comunicação.
  
   

🎥 Pode ser feito em grupo ou individualmente, de forma online ou presencial.

5️⃣ Invista em capacitação e desenvolvimento

Ofereça mentorias, treinamentos e cursos internos.
Isso fortalece o vínculo com a causa e ajuda as pessoas voluntárias a crescerem pessoal e profissionalmente.

⭐ Dica extra: crie um plano de crescimento voluntário, onde a pessoa pode subir de função conforme se desenvolve.

6️⃣ Valorize e reconheça suas pessoas voluntárias

• Envie certificados personalizados;
• Faça recomendações no LinkedIn;
• Compartilhe conquistas e metas alcançadas;
• Promova momentos de celebração em equipe! 
  
   

7️⃣ Mantenha a escuta ativa

• Realize reuniões curtas mensais para ouvir voluntários(as);
• Entenda desafios, dificuldades e sugestões;
• Crie espaço para trocas entre voluntários(as) e outras ONGs.
  
   

👂 Estar próxima e disponível é essencial para reduzir a rotatividade.

8️⃣ Organize e respeite limites

• Saiba que a rotatividade é natural — o voluntariado tem ciclos;
• Desmembre funções muito amplas para oferecer cargas horárias mais leves e flexíveis;
• Mantenha um cadastro organizado com todos os dados das pessoas voluntárias;
• Use um termo de voluntariado e cuide da LGPD (dados pessoais).
  
   

9️⃣ Monte uma equipe sólida e equilibrada

Nenhuma área dentro de uma ONG funciona bem sozinha — seja comunicação, captação de recursos, financeiro, projetos ou gestão de voluntariado.
Ter uma equipe estruturada evita sobrecarga, distribui responsabilidades e garante a continuidade do trabalho mesmo com trocas de pessoas.

👉 Pense em funções complementares, como:

• Planejamento e Estratégia: quem define metas e organiza as entregas;
• Execução e Operação: quem coloca as ideias em prática no dia a dia;
• Acompanhamento e Avaliação: quem monitora resultados e propõe melhorias.
  
   

Assim, você cria uma divisão equilibrada de tarefas e um fluxo de trabalho mais sustentável — cada pessoa entende seu papel e como contribui para o todo.

🔟 Reuniões de acompanhamento e alinhamento

Para manter o time de voluntariado bem organizado, é importante que a pessoa responsável pela gestão de RH se reúna mensalmente com as coordenações das áreas.
Esses encontros servem para:

• Revisar o desempenho e comprometimento das pessoas voluntárias em cada área;
• Identificar possíveis sobrecargas ou funções desatualizadas;
• Alinhar novas demandas e prioridades;
• Discutir ações de engajamento e reconhecimento.
   

Essas reuniões fortalecem o vínculo entre as áreas e garantem que todas as pessoas voluntárias estejam sendo bem acompanhadas, valorizadas e orientadas no seu papel dentro da ONG.

💡 Dica extra: crie uma nomenclatura de cargos

Dar nomes aos papéis ajuda a criar identificação, pertencimento e clareza dentro do time.
Você pode montar estruturas simples, como:

• Coordenação e Vice Coordenação: trabalham em pares e garantem continuidade;
• Analistas e Assistentes: executam atividades específicas e apoiam a operação;
• Especialistas: cuidam de temas mais técnicos;
• Gestores(as): olham para o todo e apoiam o desenvolvimento das pessoas.
  
   

Além de facilitar a organização, essa prática faz com que as pessoas voluntárias se sintam parte de uma estrutura real, com espaço para crescer, aprender e se desenvolver dentro da causa.

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